إدارة المشاريع PMP تخصص لها أهمية كبيرة نظراً لفوائدها في ضمان نجاح المشاريع، كما زادت أهمية دارسة أساسيات إدارة المشاريع نظراً لضرورة معرفة كيفية وخطوات إدارة المشاريع ومعرفة ما هي إدارة المشاريع؟ وذلك من أجل تحقيق الغاية من تنفيذ المشاريع في تحقيق الأرباح من المشروعات الاحترافية.
ما هي إدارة المشاريع PMP؟
إن إدارة المشاريع PMP أصبحت علم قائم بحد ذاته بتم دراسته لضمان تنفيذ المشاريع بجميع أشكالها سواء كانت مشاريع هندسية أو تنموية بطريقة احترافية.
المشروع
المشروع هو مجموعة من الإجراءات والأنشطة والأعمال، التي تهدف لتحقيق غاية معينة أو إنجاز معين. كما أنه يتطلب مجموعة من الأنشطة المترابطة. لها أمد محدد له بدايات ونهايات، وجميعها فريدة إلى حد ما. إدارة المشاريع PMP هي فن توجيه وتنسيق الموارد البشرية والمادية خلال حياة المشروع. عبر استخدام التقنيات والمهارات لتحقيق الأهداف المحددة مسبقاً له. كما أنها تسعى لضمان إنجاز العمل في الوقت المحدد، وضمن الموازنة المرصودة وطبقاً للمواصفات المطلوبة.
القيود الأساسية لإدارة المشاريع PMP
في إدارة المشاريع PMP يوجد ثلاث قيود لا بد من تنفيذ المشروع ضمنها وهذه القيود الثلاثة هي على سبيل المثال:
- التكلفة تتضمن رأس المال والتكلفة والعوائد.
- الجودة أي المعايير أو الشروط والمواصفات التي يجب أن تتحقق.
- الزمن وهو موعد تسليم المشروع.
المشاريع الاحترافية حتى تتحقق فوائدها لا بد من أن ترتكز على قيدين من القيود الثلاثة حتى يكون يمكن اعتبارها مشاريع ناجحة ذات فائدة.
فوائد إدارة المشاريع PMP
تأتي أهمية إدارة المشاريع من الفوائد الكبيرة التي تحققها هذه الإدارة لأصحاب المشاريع. يوجد العديد من هذه الفوائد على سبيل المثال:
- وضع خطة للمشروع تحدد الطريق الذي يتم السي
- التكامل والتنسيق بين الموظفين وخلق روح التعاون بينهم.
- ترتيب المهام حسب أولويات إنجازها.
- متابعة العمل والعاملين من خلال تحديد الوقت اللازم لإنجاز الأعمال.
- المحافظة على الأوراق والمستندات المهمه وتجميعها.
- تحقيق الموقع التنافسي في السوق.
خطوات إدارة المشاريع (Project management)
تتمثل الطريقة الأكثر شيوعاً في تقسيم عمليات إدارة المشاريع إلى أربع عمليات رئيسية هي:
- مرحلة الإعداد للمشروع.
- التصميم والتخطيط.
- التنفيذ.
- إنهاء المشروع.
إلا أنه يترافق مع المراحل السابقة وبشكل مستمر مرحلة خامسة وهي مرحلة المراقبة والتحكم.
الإعداد للمشروع
في إدارة المشاريع الاحترافية التخطط له أهمية كبيرة لنجاح المشروع وتدارك التكاليف الهائلة، التي يمكن صرفها لتصحيح الأخطاء. وذلك للبدء رسمياً بأي مشروع يجب على فريق العمل أن يعرف عرض المشروع والأهداف والتسليمات والمواد والجداول الزمنية وأقسام المشروع. كما أنه قبل اختيار وإطلاق مشروع جديد لا بد من القيام بمجموعة هامة من خطوات إدارة المشروع. على سبيل المثال:
- دراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع.
- البدء بحصول ترخيص المشروع.
- تحديد الموارد المالية المبدئية للمشروع.
- تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الذين سيتفاعلون ويأثرون في النتيجة الكلية للمشروع.
ميثاق المشروع
هوية المشروع التي تؤطر فكرة المشروع وتتضمن على سبيل المثال:
- اسم المشروع
- الجهة المستفيدة
- أطراف المشروع
- المكان
- الغاية من المشروع ومبرراته
- بعض المخاطر الرئيسية، كما يفضل وضع الاستجابة الأولية لهذه المخاطر.
وثيقة المشروع
تكون وثيقة المشروع أكثر تفصيلاً. كما أنها تتضمن المواصفات والشروط الضرورية لتنفيذ المشروع.
التصميم والتخطيط لإدارة المشاريع PMP
عمليات التصميم هي التي يتم الحصول من خلالها على المخططات الفنية اللازمة لإنجاز عمليات تنفيذ المشروع لاحقاً. بينما تقوم عمليات التخطيط بوضع خطط التنسيق بين العمليات والموارد التي سيتم استخدامها لتنفيذ المشروع مع استعراض البدائل والإجراءات في حال حدوث الأمور الطارئة على خطوات إدارة المشاريع. نذكر بعض الخطط على سبيل المثال:
- الخطط المالية.
- الجدول الزمني.
- خطة الجودة.
- الخطة المخاطر.
- خطة المشتريات.
- الخطة الاتصالات.
عملياتي التنفيذ
هي تلك العمليات التي يتم إجراؤها لإنجاز العمل المحدد في خطة إدارة المشروع، حتى يتم الإيفاء بمواصفات المشروع. كما أن طريقة التنفيذ والإجراءات المتبعة تختلف حسب الطبيعة الخاصة لكل مشروع وطريقة عمل المقاول.
عمليات المراقبة والتحكم
من خطوات إدارة المشاريع المراقبة والتحكم، عندما يبدأ إنجاز المشروع يتولى المدير مراقبة التقدم الذي تم إنجازه. كما تظهر حتماً بعض التباينات مع الخطة. إلا أن المستويات المقبولة من التباينات يجب أن تحدد عند البدء بالمشروع، فقد تكون المستويات المقبولة منخفضة في مشروع هندسي إنشائي نموذجي، وقد تكون كبيرة في مشروعات أخرى ذات قيود مرنة نسبياً. (كقيدي الزمن والتكلفة).
عمليات إنهاء المشروع
تتكون مجموعة عمليات الإقفال من تلك العمليات التي يتم إجراؤها لإنهاء جميع عمليات المشروع وتسليم بنود العمل من قبل المنفذ للمالك ولإكمال الالتزامات التعاقدية والمالية بشكل رسمي، بين الأطراف المتعاقدة في المشروع. وذلك عند إنهاء مجموعة العمليات هذه يثبت بشكل رسمي بأن المشروع قد اكتمل. كما أن إغلاق المشروع يتضمن رسمياً مقداراً معيناً من الإجراءات على سبيل المثال:
- التقرير
من أساسيات إدارة المشاريع، إعداد تقرير لإغلاق المشروع من خلال جدولة جميع الخطوات اللازمة لإغلاق المشروع.
- استخدام المشروع
بعد المصادقة على التقرير من قبل الشخص الذي يتبنى المشروع، يمكن البدء باستخدام المشروع وتسليم المنجزات وإغلاق مركز إدارة لمشروع. وكذلك إبلاغ جميع الأشخاص ذوي العلاقة بأن المشروع قد تم إغلاقه والانتهاء منه.
المجالات المعرفية في إدارة المشاريع PMP
تتضمن إدارة المشاريع الهندسية أو غيرها حتى تكون مشاريع احترافية عشر مجالات معرفية نذكرها على سبيل المثال:
إدارة تكامل المشروع
وهي العمليات التي تعمل على تكامل العناصر المختلفة لإدارة المشروع والتنسيق فيما بينها. كما أنها تشمل عملية توجيه وإدارة تنفيذ المشروع ومتابعة ومراقبة إدارة المشروع.
إدارة نطاق المشروع
تتكون من تخطيط وتعريف نطاق المشروع (مجال العمل)، من خلال تحليل تدريجي للمشروع وأقسامه، أو ما يسمى بنية تقسيم العمل للمشروع. وذلك بغية تحديد عمليات المشروع المطلوبة، ويتم التأكد من أن المشروع يشمل كل الأعمال المطلوبة لإكمال المشروع سواء كان هندسي أو تنموي بنجاح.
إدارة زمن المشروع من أساسيات إدارة المشاريع
تشمل تحديد أنشطة المشروع، وربطها منطقياً وتكنولوجياً وتقدير مواردها، ومن ثم تطوير الجدول الزمني. من الجدير بالذكر أنه في مرحلة التنفيذ يتم المراقبة والتحكم بالجدول الزمني من أجل عدم تجاوز الزمن المحدد.
إدارة كلفة المشروع
تشمل العمليات المتعلقة بتقدير الكلفة للمشروع والموازنة للعمليات (التسعير) لاحقاً. كما أنه تتم مراقبة الكلفة حتى يتم إكمال المروع وفقاً للموازنة المعتمدة.
إدارة الجودة للمشروع
تتضمن وضع محددات الجودة والسياسة المتبعة لتطبيقها والمسؤوليات التي تضمن أن المشروع سيفي بالأهداف التي تم القيام به من أجلها، وتتضمن:
- في مرحلة التخطيط: تخطيط الجودة.
- في مرحلة التنفيذ: تأكيد (ضمان) الجودة، ومراقبة الجودة.
إدارة الموارد البشرية في المشروع
هي العمليات التي تنظم فرق المشروع وتقوم بإدارته، كما أنها تشمل العمليات التي تتعلق بتخطيط واستعداد الموارد البشرية للمشروع.
إدارة الاتصالات للمشروع
هي العمليات التي تتعلق بإنتاج المعلومات الخاصة بالمشروع بالشكل الصحيح، وفي الوقت المناسب جمعها وتوزيعها وتخزينها. كما تشمل تخطيط الاتصالات وتوزيع المعلومات وإعداد تقارير الأداء للمشروع وإدارة أصحاب المصلحة.
إدارة مخاطر المشروع
وهي العمليات التي تتعلق بتحديد مخاطر المشروع والتحليل النوعي والكمي للمخاطر، بالإضافة إلى تخطيط الاستجابة للمخاطر، حيث إنه بعد بدء التنفيذ يتم مراقبة المخاطر وضبطها.
إدارة مشتريات المشروع
وتكون إدارة المشتريات للمشروع بتحديد العمليات اللازمة للحصول على البضائع والتجهيزات والخدمات اللازمة لسير المشروع من خارج الشركة أو الجهة المنفذة للمشروع. كما أنها تتكون من عمليات تخطيط المشتريات وتخطيط التعاقدات وطلب عروض البائعين واختيارهم.
إدارة أصحاب العلاقة
تحديد العمليات اللازمة لتحديد الأشخاص أو المجموعات أو المؤسسات التي يمكن أن تؤثر أو تتأثر بالمشروع لتحليل توقعاتهم وأثرها على المشروع. ووضع الخطط المناسبة لإشراكهم على نحو فعال في قرارات المشروع وتنفيذها. كما أنها تركز على ضرورة واستمرار التواصل مع أصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم وحل المشاكل والخلافات عند حدوثها ويعتبر رضا أصحاب العلاقة هدف رئيسي للمشروع.
إدارة المشاريع PMP تحتاج لدراسة وفهم عميق حتى يتم تطبيقها بشكل دقيق، ليتم التمكن من إدارة المشاريع سواء كانت الهندسية أو التنموية أو المشاريع الصغيرة باحترافية عالية. حيث أن دراسة الإدارة أصبحت من أكثر مواضيع الإدارة والهندسة أهمية وفوائد لذلك ينبغي معرفة أهم 5 معلومات عن نجاح المشروعات.