شير بوينت، أحد الأشياء الرائعة في Microsoft هو أن كل منتج جديد يكمل المنتجات الموجودة.
يعد SharePoint و Microsoft Teams أحد الأمثلة الممتازة على اثنين من منتجات Microsoft التكميلية. يشترك الاثنان في بعض الميزات الرئيسية ولكن في نهاية اليوم،
هما منتجان منفصلان مستقلان يساعدان المؤسسات بشكل كبير عند تجميعهما معًا. إذا كنت تحاول اكتشاف أفضل طريقة لتكامل Teams و SharePoint، فأنت في المكان الصحيح.
قبل أن نصل إلى الدليل الفعلي، دعنا ننتقل إلى النظامين الأساسيين، ونفهم الاختلافات بينهما وكيف يمكن لاستخدام كليهما أن يفيد عملك.
Please enable JavaScript
ما هو شيربوينت؟
تم إصدار شير بوينت (SharePoint) في عام 2001، وهو نظام أساسي تعاوني قائم على الويب لشركة Microsoft أصبح معروفًا كواحد من أفضل أنظمة إدارة المستندات والتخزين.
بمعنى آخر، يمكن للشركات استخدام SharePoint لإنشاء مواقع لتخزين البيانات وتنظيمها ومشاركتها.
يعتمد SharePoint على الويب، مما يعني أنه يمكن الوصول إليه من خلال مستعرض ويب (مثل Microsoft Edge أو Chrome أو Firefox).
يعد SharePoint حلاً مناسبًا يسمح بإنشاء موقع مخصص للمؤسسة بأكملها أو مشاريعها أو أقسامها أو عملائها.
يمكن لأعضاء الفريق استخدام هذه المواقع لمشاركة الوثائق والأخبار والموارد والتعاون مع زملائهم والمستخدمين الخارجيين.
كما يمكن تخصيص جميع المواقع التي تم إنشاؤها عبر SharePoint وتكييفها وفقًا لهيكل وسير عمل هذا الفريق أو القسم المعين.
كيفية استخدام شيربوينت؟
يبدو إنشاء موقع معقدًا ولكن واجهة SharePoint سهلة الاستخدام، لذا فإن العملية برمتها بسيطة للغاية.
بالنسبة للمبتدئين، تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حساب Microsoft Office الخاص بك (إذا لم يكن لديك حساب، فيجب عليك التسجيل).
بمجرد تسجيل الدخول، على اليسار سترى شريطًا به جميع منتجات Microsoft، حدد SharePoint وسترى الصفحة التالية. لديك خياران: موقع الفريق مقابل موقع الاتصالات.
باختصار، تم تصميم موقع الفريق للعمل معًا لإنشاء المحتوى وتحريره.
في حين أن موقع الاتصالات مخصص لمشاركة المحتوى للعرض وليس للتحرير مع عدد أقل من المؤلفين وعدد أكبر من المشاهدين.
انقر فوق إنشاء موقع في الزاوية اليمنى العليا ثم من النافذة الجديدة،
حدد إما موقع الفريق أو موقع الاتصال (في هذا المثال ذهبنا مع موقع الفريق). املأ النموذج المختصر الاسم والوصف وإعدادات الخصوصية،بكل سهولة.
ستبدو واجهتك مثل لقطة الشاشة أعلاه. يتم سرد الوظائف الرئيسية على اليسار. وفيما يلي نظرة عامة موجزة.
الواجهة الرئيسية لبرنامج شير بوينت
ستعيد المحادثات توجيهك إلى Outlook.
المستندات هي المكان الذي يمكنك فيه تحميل المستندات المختلفة ومشاركتها والوصول إليها.
سيقوم Notebook بإعادة توجيهك إلى OneNote، حيث يمكنك تدوين الملاحظات ومشاركتها مع أعضاء فريقك أو العمل عليها بشكل جماعي.
الصفحات هي صفحات موقعك. هذه هي لوحة التحكم حيث يمكنك إضافة صفحات جديدة وتعديل الصفحات الموجودة.
محتويات الموقع هي جدول المحتويات الخاص بك أو بالأحرى خريطة موقعك.
سلة المحذوفات لا تحتاج إلى شرح.
إذا اخترت موقع اتصال، فإليك الشكل الذي ستبدو عليه لوحة القيادة:
في موقع الاتصالات، يمكنك:
- إنشاء منشورات إخبارية.
- أضافة الأحداث.
- مشاركة المستندات.
الفرق بين SharePoint و Microsoft Teams
ميزات مايكروسوفت تيمز الرئيسية
- يعد Microsoft Teams أكثر من مجرد نظام أساسي لعقد مؤتمرات الفيديو.
- إنها أداة تعاون الكل في واحد الذي يسمح فرق للجدول الزمني وعقد على الانترنت اجتماعات،
- دردشة وتخزينها ومشاركتها الملفات والتعاون عليها في الوقت الحقيقي باستخدام تطبيقات مثل Word و PowerPoint و Excel.
- كما يحتوي Microsoft Teams أيضًا على تكامل مع مئات التطبيقات المختلفة (مثل Trello و Salesforceو Evernoteو Kahoot وما إلى ذلك) التي تقدم وظائف جديدة.
- بدلاً من المواقع، يمكنك في Microsoft Teams إنشاء فرق وقنوات بناءً على المشاريع أو الأقسام أو العملاء.
تتيح الفرق والقنوات الخاصة بها التعاون الديناميكي في الوقت الفعلي.
للوهلة الأول، يبدو أن كلا من SharePoint و Microsoft Teams هما نظامان أساسيان للتعاون. إذن، لماذا قامت Microsoft بتكرار نفسها؟ لم تفعل.
بمرور الوقت، تطور SharePoint وتحول من نظام أساسي للتعاون إلى نظام إدارة الوثائق (DMS). حتى يومنا هذا، وفقًا لـ European SharePoint و Office 365 و Azure Conference.
ميزات SharePoint الرئيسية:
- سعة تخزين هائلة (1 تيرابايت لكل مؤسسة مع 10 غيغابايت إضافية لكل ترخيص في SharePoint Online؛ 4 تيرابايت لكل قاعدة بيانات محتوى في SharePoint On-Premises).
- وظائف الفهرسة والبيانات الوصفية القوية.
- قدرات الإصدار عالية.
- ميزات بحث متطورة.
- طبقات متعددة من الأمان لحماية الملكية الفكرية لمؤسستك.
- مجموعة كبيرة من أنواع الملفات المدعومة، بما في ذلك الأنواع الأقل شيوعًا، مثل النماذج ثلاثية الأبعاد، والملفات ذات الامتدادات .ods وغيرها من الامتدادات النادرة.
ميزات إضافية لشير بوينت
كما يمكنك أن تقول على الأرجح، فإن كل هذه الميزات: التخزين، والبحث، والأمان،
هي ميزات يجب أن يتمتع بها نظام إدارة التوثيق الرائع. في الوا، يعد SharePoint أيضًا العمود الفقري لإدارة المستندات لـ Microsoft Teams. بالإضافة إلى ذلك،
فهو مثالي لإنشاء مهام سير عمل مخصصة مثل إدارة العطاءات والتوظيف وخدمة العملاء وما إلى ذلك.
لا يزال لدى SharePoint جميع الميزات المتعلقة بالتعاون، لكنها ببساطة ليست سهلة الاستخدام مثل تيمز (Microsoft Teams).
بالنسبة للمبتدئين، يعتمد شير بوينت (SharePoint) على الويب، مما يعني أن كل صفحة تفتحها تصبح علامة تبويب منفصلة. من ناحية أخرى،
لدى Microsoft Teams إصدار سطح مكتب حيث يكون كل شيء مرئيًا مرة واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي على علامات تبويب أيضًا (على الرغم من أنها تعمل بشكل مختلف قليلاً)،
بحيث يمكنك تثبيت الصفحات والملفات والتطبيقات الأكثر استخدامًا.
الجمع بين شير بوينت ومايكروسوفت تيمز
فرق مايكروسوفت افتراضيا اتصال إلى SharePoint مثلما هو الحال لباقي منتجات مايكروسوفت مثل برنامج OneNote، مخطط أو ثرثر . عندما تنشئ فريقًا في فرق Microsoft، فإنك تقوم تلقائيًا بإنشاء مجموعة Office 365 تتوافق مع موقع SharePoint الخاص بها. يتم تخزين جميع الملفات التي تقوم بتحميلها إلى علامة التبويب الملفات في Microsoft Teams تلقائيًا في موقع SharePoint.
لذلك، من حيث الدمج والتكامل، من المنطقي أن تقوم المؤسسة أولاً بإنشاء موقع شير بوينت (SharePoint)، وبعد ذلك عندما تكون جميع الوثائق منظمة ومنظمة،
قم بإنشاء فرق معنية.
أضف نظام إدارة الوثائق الممتاز من SharePoint إلى ميزات التعاون سهلة الاستخدام للغاية في Microsoft Team، وستحصل على مساحة عمل افتراضية لا تقبل المنافسة.
سيسمح لك إنشاء فرق من SharePoint بما يلي:
- قم بتخزين جميع المستندات والوصول إليها لفريق معين في نظام أساسي واحد موحد.
- البحث عن الملفات وتحديد موقعها بسرعة من خلال نظام بحث واحد موحد.
- حماية جميع البيانات الخاصة بك من خلال سياسات الأمن في SharePoint.
- أضف المستندات إلى علامات تبويب Microsoft Teams للوصول إليها بشكل أسرع.
- ثم أضف المستندات مباشرة إلى المحادثات.
- استخدام أدوات فرق مايكروسوفت بالتعاون (على سبيل المثال على الانترنت اجتماعات، دردشات، الموافقات، الخ) للعمل على محتوى ينعكس في شير بوينت (SharePoint).
تكوين فرق في Microsoft Teams من شير بوينت
لقد تعلمنا حتى الآن أن:
شيربوينت هو:
مكان لتخزين وإدارة المستندات.
Microsoft Teams هو:
أدوات لمؤتمرات الفيديو والمحادثات ، و
منصة إنتاجية.
كل فريق لديه موقع SharePoint الخاص به
في معظم الأحيان، نقوم ببساطة بإنشاء فريق جديد واستخدام موقع SharePoint المتصل به لتخزين ملفات الفريق والوثائق الأخرى.
ومع ذلك، يمكنك أيضًا إنشاء فريق جديد من موقع SharePoint.
يناسب هذا الحل المؤسسات التي تتعامل مع الكثير من الوثائق وتحتاج إلى مكان موثوق وآمن لتخزين كل تلك الملفات.
يمكن أن يكون لديهم مواقع SharePoint متعددة لتخزين الوثائق حول سيناريوهات مختلفة.
لكن في النهاية قد يحتاجون أيضًا إلى العمل على هذه الوثائق بشكل جماعي من خلال المراسلة الفورية والمكالمات وجدولة الاجتماعات والموافقة على التغييرات والمزيد.
الجزء الأول هو “خبرة” SharePoint والثاني هو دور Microsoft Teams. تشمل الأمثلة على هذه المنظمات المكاتب القانونية،
وإدارات المشتريات، والشركات التي تتعامل مع الخدمات اللوجستية،
والمحاسبة و/ أو شركات التدقيق، وما إلى ذلك.
كيفية إنشاء فرق من SharePoint
الآن، حول كيفية القيام بالتكامل. انتقل إلى حساب SharePoint الخاص بك وفي الزاوية اليسرى السفلية سترى إضافة دردشة في الوقت الفعلي مع شعار Microsoft Teams عليه،
- انقر فوق إضافة Microsoft Teams .
- سترى نافذة على الجانب الأيمن من الصفحة تحدد فوائد Microsoft Teams. انقر فوق متابعة ثم إضافة فرق.
- بمجرد اكتمال التكامل، سترى الفرق في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من SharePoint.
- عند النقر فوقه، سيعيد النظام الأساسي توجيهك إلى الفريق الذي تم إنشاؤه لموقع SharePoint المحدد هذا.
- في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك، سيتم إرسال طلب إلى مالك الفريق لقبولك.
سلبيات شيربوينت
لا شك أن SharePoint هو أفضل نظام أساسي للإنترانت ويعمل كمظلة للتعاون بين الإدارات والعمليات المختلفة. يقدم النظام الأساسي مجموعة متنوعة من الميزات،
ولكن يُذكر أنه من الصعب الحفاظ على SharePoint.
وفقًا لتقرير نشرته AIIM ، فإن ثلثي المنظمات التي تستخدم SharePoint تقول أن السبب الرئيسي لانخفاض معدل التبني يشمل تدريب المستخدم غير الكافي والتعقيد في استخدام النظام الأساسي.
يعتمد تسعير SharePoint على النموذج المختار: اشتراك أو محلي أو مختلط. نظرًا لكون أسعارها مرنة، لا تزال التكلفة تمثل عقبة أمام العديد من الشركات،
حتى إذا حصلت على ترخيص SharePoint عبر الإنترنت مجاني مع Office 365 الخاص بك، فسيتعين عليك تحمل تكلفة المزيد من التخصيص والتنفيذ والتدريب والإدارة.
وغالبًا ما يؤدي ارتفاع تكلفة تقديم SharePoint إلى تأخير نشره. وبالتالي، فإن تحقيق عائد استثمار إيجابي يمكن أن يكون رحلة أطول من المتوقع.
نعلم جميعًا أن SharePoint يأتي مع مجموعة من الميزات، ولكن هذه الميزات قد تجعل من الصعب أيضًا على المؤسسة اختيار تلك التي تناسب احتياجات أعمالها بشكل جيد.
إذا تم تمكين جميع الميزات مرة واحدة دون إعطاء الأولوية، فقد يؤدي ذلك إلى شبكة إنترانت فوضوية ، مما سيعيق في النهاية أنشطة المستخدمين.
كما تمت مناقشته بالفعل في قسم المحترفين، توفر إنترانت SharePoint التكامل مع Office 365 والأنظمة الأخرى.
كل تكامل يأتي بخصوصية خاصة به.
يجب أن تفكر في مشكلات التكامل مسبقًا لأنها قد تؤدي إلى وقت إضافي وتكلفة إضافية في مشروعك، وهناك فرص في حالة الفشل، قد تتأثر إنتاجية الموظفين.
يمكنك دائمًا استخدام النظامين الأساسيين بشكل منفصل أو النظام الأساسي فقط، ولكن عند دمجهما معًا، ستحصل على أفضل ما في كليهما. يستغرق الدمج أقل من 5 خمس خطوات،
ولا يتطلب منك أي موارد إضافية، لذا جربه!